LA CONSERVACIÓN DOCUMENTAL EN LA DIRECCIÓN DE ARCHIVOS, BIBLIOTECAS Y DIVULGACIÓN DEL MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LAS RELACIONES EXTERIORES DE VENEZUELA

Por: Luis Brito

 

Los elementos que -de manera intrínseca- se encuentran presentes en el papel desde su manufactura, conjuntamente con la manipulación excesiva, condiciones ambientales inadecuadas y demás agentes de deterioro son extremadamente perjudiciales para el material documental y bibliográfico.

La conservación comprende planes de acción, que permiten evaluar y examinar material documental y bibliográfico y no bibliográfico, con la finalidad de determinar los daños que puedan presentar los distintos soportes, que podrían poner en riesgo la permanencia y durabilidad de éstos a través del tiempo.

La preservación se aplica con la intención de prevenir daños en el material documental; en este sentido se evalúa el espacio físico, con el fin de controlar el medio ambiente y frenar el deterioro ocasionado por la humedad relativa y la temperatura, así como también otros factores.

La restauración es una acción que se aplica cuando el documento presenta daños ocasionados por la manipulación y otros factores que intervienen en la degradación del papel, sin hacer modificaciones que pongan en duda su estado original.

La Dirección de Archivos, Bibliotecas y Divulgación tiene dentro de sus funciones la custodia, organización, administración y conservación del fondo documental, bibliográfico e histórico del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores; el cual data del año 1819 hasta la primera década del siglo XXI.

A través del Área de Servicios de Automatización y Conservación Documental se viene trabajando en el tema de la conservación, ya que es de suma importancia la preservación del patrimonio documental de la Institución, resguardado por esta Dirección y que corresponde a la política exterior de Venezuela a lo largo de su historia.

En este sentido hemos venido tomado acciones con el propósito de aplicar criterios de conservación, con la finalidad de minimizar el impacto que ocasionan los diversos factores que intervienen en el deterioro del papel.

Aplicamos conservación preventiva, que consiste en monitorear tres veces por semana las áreas destinadas al resguardo del material documental, con la finalidad de controlar el ambiente; para ello se miden los parámetros de humedad relativa y la temperatura, así como también se puede detectar cualquier otro factor presente en las bóvedas, que represente un peligro para la documentación. Asimismo, se orientan acciones para efectuar limpiezas profundas tanto del fondo documental, como de las áreas de almacenamiento; fumigaciones para el control de plagas y ajustes de temperatura y/o humedad en los casos necesarios.

Hacemos restauraciones menores a la documentación que así lo requiera, empleando para tal fin material de restauración con calidad de archivo, sin ocasionarles ninguna alteración a los documentos.

Hemos atendido oportunamente algunas emergencias de inundación que se nos han presentado evitando daños mayores a la documentación.

En esta ocasión trasladamos los documentos mojados a un área seca para impedir la concentración de la humedad en el área afectada por la inundación, asimismo se improvisó una cámara de secado utilizando deshumidificadores, así como también fue necesario el uso de secadores para acelerar el proceso de secado de los documentos.

Se elaboraron las normas para la manipulación del material documental y la colección fotográfica del Archivo Histórico del Ministerio del Poder Popular para Relaciones Exteriores de Venezuela; y en cuanto a la organización de ese archivo se ha pensado en adquirir un modelo de cajas libres de ácido, necesarias para la conservación de esta importante colección.

Igualmente se ha instruido al personal sobre la importancia que debe tener la correcta aplicación de estas normas.

Finalmente, para el envío de material bibliográfico por valija diplomática, que tiene como destino las bibliotecas de las Misiones de Venezuela en el exterior hemos diseñado un sobre especial reforzado con papel burbuja, para evitar daños que se le ocasionaba a los libros que anteriormente eran enviados en paquetes sin ninguna protección.

Continuamos trabajando para mejorar las condiciones ambientales en las bóvedas, así como también en la concientización y sensibilización del personal en cuanto a la conservación, para garantizar que el fondo documental así como la colección bibliográfica puedan seguir siendo una fuente de consulta para los investigadores y público en general, que buscan satisfacer sus necesidades de información sobre la política exterior de Venezuela.