ÁREA DE ARCHIVO CENTRAL

El Archivo Central, garantiza la organización y preservación de la documentación administrativa que genera y recibe  el Ministerio.

Contamos con un “Sistema de Archivo MPPRE” que es aplicado en todos los archivos de gestión de las dependencias internas y Misiones Diplomáticas, el cual nos facilita  la clasificación y organización de los documentos  en su etapa activa y su posterior  transferencia de manera sistematizada al Archivo Central, una vez cumplido este periodo.

Posteriormente al cumplirse la fase semiactiva en el Archivo Central, esta documentación es valorada y seleccionada por la “Comisión Evaluadoras de Documentos” para que sea transferida al  Archivo Histórico y ponerla a disposición de investigadores y ciudadanos en general.

Entre sus funciones principales, tenemos:

• Implementación del Sistema de Archivo y de las Normas respectivas en los archivos de gestión de las dependencias internas y descentralizadas del Ministerio.

• Organización, clasificación y sistematización de la documentación.

• Asesorar a los responsables de los archivos en cuanto a la aplicación del “Sistema de Archivo MPPRE” y las “Normas de Transferencia de Documentos”.

• Coordinar la transferencia de documentos al Archivo Central siguiendo las Normas correspondientes.

• Atender  solicitudes de información de las distintas dependencias del Ministerio.

• Aplicación de las “Normas para la Desincorporación y Destrucción de Documentos en las Misiones Diplomáticas de Venezuela”.

• Elaboración y/o actualización de  instrumentos archivísticos: cuadro de clasificación, tabla de disposición documental, manuales e instructivos de transferencia y desincorporación de documentos.

• Valorar, seleccionar y transferir al Archivo Histórico la documentación patrimonial del Ministerio. 

• Transcripción, cotejo y corrección de inventarios en  Base de Datos.